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Actas y Libro de Actas.

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Actas y Libro de Actas

Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas.

Diligencia del libro:

En el Registro de la Propiedad. Cuando se cumplimente íntegramente, podrá diligenciarse su cierre y sustitución por uno nuevo. También en caso de pérdida o extravío del libro anterior, podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el Presidente o el Secretario de la comunidad afirme, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción

Custodia:

El Secretario de la comunidad custodiará los libros de actas y también y durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

Contenido:

El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos:

  • La fecha y el lugar de celebración.
  • El convocante y/o los propietarios que la hubiesen promovido.
  • Su carácter ordinario o extraordinario
  • Su celebración en primera o segunda convocatoria.
  • La relación de asistentes y sus cargos, los propietarios representados, indicando sus cuotas de participación.
  • El orden del día de la reunión, los acuerdos tomados y si es relevante para la validez del acuerdo, los nombres de los propietarios, su voto a favor y en contra de los mismos y las cuotas de participación.
  • los propietarios privados del derecho de voto por no encontrasen al corriente en el pago de todas las deudas vencidas con la comunidad (y no hubiesen impugnado judicialmente las mismas o procedido a la consignación judicial o notarial de la suma adeudada).

Cierre de las actas y remisión a los propietarios

El acta deberá cerrarse con las firmas del Presidente y del Secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos. El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios

Subsanación de defectos de las actas

El acta debe manifestar el autor de la convocatoria (o los propietarios promotores), el carácter ordinario o extraordinario de la Junta, su celebración en primera o segunda convocatoria, los cargos de los asistentes (y sus cuotas de participación), el orden del día de la reunión y, para la validación de los acuerdos adoptados, los nombres de los propietarios que los hubieran votado a favor y en contra (en caso de que ello fuere relevante para la validez del acuerdo). Igualmente tiene que reflejarse en el acta los propietarios privados del derecho de voto por no encontrarse al corriente en el pago de todas las deudas vencidas en la comunidad

Los errores del acta serán subsanables, pues la esencia es que la ausencia o error respecto de cualquiera de los requisitos antes mencionados no debiera desvirtuar la voluntad de los propietarios manifestada en junta. La subsanación deberá efectuarse por el secretario antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación. Cualquiera de los propietarios del edificio puede promoverla y de no acceder la comunidad de propietarios a la subsanación interesada, podrá, el propietario que la instó, ejercitar su derecho a instar por procedimiento judicial la acción de subsanación.

No es admisible que un propietario que no inste la subsanación promueva en la vía judicial una acción de nulidad del acta o de los acuerdos en ella reflejados, basada única y exclusivamente en la concurrencia de un defecto subsanable.

Diversas sentencias acreditan que el buen juicio acreditado y el fondo deben primar sobre los meros defectos de forma.

Es criterio habitual en las sentencias al respecto que los defectos de las actas pueden considerarse subsanables y no afectar a su validez siempre que no afecten al fondo de los acuerdos recogidos en las mismas, o afecten a los derechos de algún propietario. De hecho es habitual que las sentencias manifiesten claramente una postura hostil hacia conductas que, abusando del derecho a la justicia, intentan utilizarla para desvirtuar o impugnar acuerdos en beneficio de una comunidad.

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