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Vicepresidentes y vocales. Secretario y administrador

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Vicepresidentes y vocales

La LPH indica que la existencia de Vicepresidentes es facultativa, de manera que solo los habrá si así se indica en los estatutos de la comunidad o bien lo decide la Junta de propietarios.

Corresponde al Vicepresidente sustituir al Presidente de la comunidad en los casos de ausencia, vacante o imposibilidad de éste, así como asistirlo en el ejercicio de sus funciones en los términos que establezca la Junta de propietarios.

Los beneficios que aporta el que existan vicepresidentes, fundamentalmente es agilizar la gestión aún en ausencia del Presidente, y el apoyo que este recibe en comunidades grandes donde se reparten tareas

En el caso de comunidades con varios portales es habitual la existencia de la figura de Vocales.: En cada portal un vocal asume la gestión del mismo. Esta figura (así como la junta de vocales) vendrá recogida en los estatutos o se establece por decisión de la Junta de propietarios.

El nombramiento de Vicepresidentes sigue el mismo procedimiento que el establecido para la designación del Presidente, es decir, será nombrado entre los propietarios, mediante elección, turno rotatorio o sorteo. En primera convocatoria es precisa la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación o, en segunda convocatoria, la mayoría de los asistentes, siempre que ésta represente, a su vez, más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes.

De igual manera y salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento de Vicepresidente será plazo de un año, y podrá ser removido de su cargo antes de la terminación de su mandato mediante acuerdo adoptado en Junta extraordinaria convocada al efecto con las mismas mayorías que las exigidas para su nombramiento.

Secretario y administrador

Salvo decisión mayoritaria de la Junta de propietarios o si lo establecen los estatutos, el cargo de Administrador y el cargo de secretario serán ejercidos por el Presidente de la comunidad.

Sin embargo podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones, pudiendo asumir una misma persona ambos cargos.

El / los cargos de administrador / secretario podrá/n recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.

Las funciones de cada uno de los cargos son:

Administrador: aquellas funciones necesarias para el gobierno y conservación de los bienes encomendados, la obtención del rendimiento adecuado y al asesoramiento de las cuestiones relativas a los bienes inmuebles. En el desarrollo de estas funciones, el Administrador está facultado para realizar cuantos actos de administración y gestión sean necesarios, con observancia de las normas legales aplicables, la costumbre y la prudencia, sin otras limitaciones que las expresamente recibidas del titular de los bienes y aquéllas otras atribuídas en exclusiva a otras profesiones.

Se encarga por tanto de la contabilidad, pagos, cobros, gestión de la fiscalidad de la comunidad, gestión de las cuestiones referentes al ámbito laboral, tanto del personal contratado y asalariado de la comunidad, como de hacer cumplir lo establecido para empresas para aquellas labores, tareas y contrataciones en general realizadas por la comunidad.

Gestionará las labores de mantenimiento ordinario de la comunidad, y para las obras aprobadas en las juntas las gestionará siguiendo las instrucciones del presidente.

Secretario: aquellas funciones necesarias para que los actos y decisiones de la Junta de propietarios queden registrados, comunicados, garantizando el cumplimiento de los preceptos legales establecidos para ellos.

Por ello es quien certifica y notifica los acuerdos de junta de propietarios a estos (certificaciones que podrán ser base para acciones judiciales diversas): liquidación, certificación y notificación de deudas, notificaciones varias a propietarios.

Igualmente es quien recibe notificación de los propietarios con el voto discrepante sobre decisiones de la junta o los puntos del orden del día que los propietarios quieren que se incluyan en la siguiente junta que se convoque.

Otra función que realiza es la de fedatario de las juntas, primeramente redactando en nombre del presidente (si este se lo solicita) la convocatoria, levantando las actas sobre los asuntos y decisiones allí tomadas. Esta función la complementa acreditando los votos favorables o desfavorables de los asistentes a las juntas en cada decisión adoptada. De igual manera firma conjuntamente con el presidente el acta y la transcribe en el libro de actas.

La custodia del libro de actas es otra de sus funciones, así como de la documentación generada en las juntas (convocatorias, votaciones, acreditaciones y representaciones…) la debe custodiar 5 años.

Gestiona las comunicaciones, citaciones y notificaciones. Es el secretario el que debe realizar en nombre de la comunidad las comunicaciones, citaciones y notificaciones. Por ello también es a él al que se deben comunicar las direcciones válidas a efectos de citación y comunicación y a quien deben comunicarse los cambios de titularidad de las propiedades.

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